經(jīng)理人，是誰偷走了你的時間？

flyfish01 · 發(fā)表于 2010-3-15 08:12:45

　　時間是很奇妙的東西，不需要的時候，往往覺得手上有一大把。等到要用的時候，卻發(fā)現(xiàn)，時間怎么用都不夠。那么，到底是誰偷走了你的時間呢？不要左顧右盼，偷時間的人很可能就是你自己！
　　下面我們列出8大時間竊賊——提防他們，你每天將有更多的時間可以利用。
　　[b]• 尋找失物[/b]
　　阿爾伯特•R•卡爾在《華爾街日報(bào)》上報(bào)道過，一家鐘點(diǎn)工服務(wù)公司曾對200家大公司職員作過調(diào)查。他們發(fā)現(xiàn)公司職員每年都要把6周時間浪費(fèi)在尋找亂入的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時間！
　　如果你也像許多人一樣，老是要尋找亂放的東西的話，解決辦法是養(yǎng)成有條理的習(xí)慣。經(jīng)濟(jì)許可的話，可以雇請一句有效率的秘書或助理，要他或她幫助你把東西安排得有條理。如果經(jīng)濟(jì)條件不允許，你必須想出一個辦法來。不要把時間浪費(fèi)在尋找要用的東西上。有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。30年來，我一直把資料分類歸檔，冠以簡單的標(biāo)題。你不妨試試。這不會對你大有好處。
　　[b]• 懶惰[/b]
　　時間管理就是管理自己的生命。我們多數(shù)人很難使自己的每一天都朝著正確方向前進(jìn)。有些人的問題是積極性不高，有些人的問題是對自律不嚴(yán)，另外一些人的問題是性格，性格使他們老愛坐著歇會兒而不是向前行。還有一些人對自己應(yīng)做什么，什么時候去做不甚清楚。
　　如果你有懶惰的問題，下面幾個建議可以助你成功：
　　1. 使用記事本。對何時應(yīng)做何事心中無數(shù)，記事本或日志有助于你把所有資料很有條理地記錄在一個地方?！叭沼浥c工作志”、“每日工作志”和“工作日程表”都是極好的工具。
　　2. 不要在家里工作。如果你不容易調(diào)動自己的積極性，你需要換個環(huán)境了。許多人在家里養(yǎng)成了一套習(xí)慣，怎么也擺脫不了。另外一些人，家里使他分心的東西太多——電話鈴、門鈴、家人鄰居干擾、電視機(jī)、收音機(jī)、家務(wù)活等等。離開家或者你能專心工作?；蛟S是為了你能開展工作惟一要做的自我約束。
　　3. 盡早開始。有時你會突然意識到因?yàn)樘t開始而無法完成當(dāng)天想做的事。這是最令人失望的。許多人意識到時間不夠而無法做他計(jì)劃中的事時，干脆把整天一筆勾銷，什么也不干。解決辦法是養(yǎng)成及早開始的習(xí)慣。
　　[b]• 干擾太多[/b]
　　時間管理中心主席拉利 •貝克博士認(rèn)為，造成公司職員浪費(fèi)時間最多的是工作受到干擾。之所以消耗掉那么多時間，不止是停頓下來本身費(fèi)時，而是重新工作時，這位職員需要時間調(diào)整大腦活動及注意力，才能在原先停頓的地方繼續(xù)接下去的干。
　　下面是避免或盡量減少干擾的幾種方法：
　　1. 雇一名高效率的秘書。防止工作時被人干擾的最佳方法是你在你自己和經(jīng)常干擾你的工作的人之間安置另一個人。如果你能控制別人在什么時候來找你，你就不用時間浪費(fèi)在重新集中精力上。如果你決定這樣做，也一定要留出一些時間，讓你的同事能在這段時間內(nèi)隨時找到你，以免他們覺得受排斥而心懷不滿。
　　2. 學(xué)會在批量時間內(nèi)工作。如果你手頭的工作需要高度集中精神，要學(xué)會在長達(dá)4—6小時的大段時間內(nèi)工作。其原因與防止別人打斷相同。因?yàn)檫@樣你不必把時間耗費(fèi)在重新集中精神上。另外當(dāng)你在批量時間內(nèi)工作時，你會發(fā)現(xiàn)自己勁頭越來越大，能在較短時間內(nèi)完成較多的工作。要擁有那么長的一段時間歸自己使用，你必須作些具體的安排。時間不會自己找上門的。你甚至要找個僻靜的地方，以便干活時不受別人干擾。
　　3. 辦公室的設(shè)計(jì)應(yīng)能避免干擾。如果你對辦公室的設(shè)計(jì)有發(fā)言權(quán)，應(yīng)把它設(shè)記成允許來訪者進(jìn)入時他們才能進(jìn)入的格局。例如，不能讓別人走過辦公室時能透過門窗見到你，有事沒事跟你聊天。可能的話，把辦公室安排在恰當(dāng)?shù)奈恢?，以便你在外出或上廁所時看不見其他人。原因是，如果你看見別人，總要表示友好親切。當(dāng)你約會以遲到，或者想回家跟配偶、孩子呆一會時你不希望跟什么人寒暄而拖延30分鐘。
　　4. 改變用電話的方式。許多人成了電話的奴隸，而不是把電話作為工具來使用。避免方法之一是：電話不應(yīng)直接接入你的辦公室。此外，一天當(dāng)中劃出一段時間專門用于接電話。記住電話是為方便你自己而設(shè)的，不是為給你制造不方便的。
　　5. 會清早起來工作。我發(fā)現(xiàn)清晨工作時較少干擾和打斷。如果你能安排自己的清早工作，你會發(fā)現(xiàn)你那一天干勁十足，能用于工作的時間也延長了。
　　[b]• 事必躬親[/b]
　　他人的協(xié)助是高效率的最大潛力，可是許多人卻試圖事必躬親一手包攬。解決辦法是把工作委托給工作效率高的人，授權(quán)他們?nèi)ジ伞?br /> 　　知人善任，清楚各人的長處和短處，讓每個人從事他（她）最能發(fā)揮水準(zhǔn)的工作上。授權(quán)別人，同時也要給他們完成任務(wù)所需要的條件與資源。你把工作分派給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ珊?，這樣每個人都是贏家。
　　[b]• 是偶發(fā)延誤還是時間機(jī)會[/b]
　　有多少次是你發(fā)現(xiàn)自己在意外的延誤中無事可做？在這種情況下，你別無它法，只能等待。這是我所知的最令人心煩，最浪費(fèi)時間的情況。
　　要避免這種情況出現(xiàn)，惟一的辦法是預(yù)先安排工作。我外出旅行時常帶活去干，這樣，就不會因?yàn)楹桨嗯既怀霈F(xiàn)個把鐘頭的延誤而惱火。相反，我可以打開公文包干起活來。我每次旅行都帶一大堆活，即使有十次八次延誤也干不完。我是不愿意受阻時兩手空空的。
　　乘坐市內(nèi)交通工具時，我也帶頭活。我10多歲時，爸爸教我身上隨時帶一本書。這樣，即使遇上交通阻塞，也不會浪費(fèi)時間。我時常用汽車上的錄音機(jī)。我汽車上總有幾十盒錄音帶，一邊開車一邊聽。汽車還有一個電話和一個身形錄音機(jī)，開車回家的路上我不能接電話，或口授信件，或把一個忽然閃現(xiàn)的主意用錄音機(jī)錄下來，以免忘了。
　　事前做好準(zhǔn)備，利用偶發(fā)的延誤，這樣能把本來會失去的時間轉(zhuǎn)化為有用的時間。正如亨利•福特說的：“大多數(shù)人是在別人浪費(fèi)掉的時間里取得成就的”。
　　[b]• 唏噓不已及白日做夢[/b]
　　我見過一幅名畫家的作品，畫面上是繁忙的街道，調(diào)整的車流，每個人的臉上都露出忙碌的表情。在這一派繁忙景象之中，有一個人彎著腰，樣子很失望。他在街道上逆行。這個孤獨(dú)的人下面有一行字“尋找昨天”。許多人就像這個彎腰的人一樣把精力耗費(fèi)了，老是想著過去犯過的錯誤和失去的機(jī)會，唏噓不已，又或者空想未來。這兩種心境都是極浪費(fèi)時間的。達(dá)克•哈馬舍爾德說：“不要回想，也不要作未來的夢。逝去的不會回來，白日夢永遠(yuǎn)也無法實(shí)現(xiàn)。你的責(zé)任，你的獎賞，你的命運(yùn)都在此時此地?！?br /> 　　你浪費(fèi)于空想的每一刻都是從有效勞動中偷來的。從錯誤中汲取教訓(xùn)，但要馬上繼續(xù)前進(jìn)。不要白日做夢，而應(yīng)為實(shí)現(xiàn)夢想與目標(biāo)而努力干。
　　[b]• 拖拖拉拉[/b]
　　有個朋友問一位做事拖拉的人一天的活是怎么干完的。這個人說“那很簡單，我把它當(dāng)作昨天的活?！?br /> 　　拖延豈止是昨天的活在今天來干？《韋氏新世界英語詞典》給“拖延”下的定義是：“把事情推遲到將來做；特別是習(xí)慣性這樣做?！?br /> 　　如果你是個辦事拖拉的人，你大概在浪費(fèi)大量的寶貴時間。這種人花許多時間思考要做的事，擔(dān)心這個擔(dān)心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務(wù)而悔恨。在這段時間里，他們本來能完成任務(wù)而且早應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個工作了。
　　以下幾個辦法可以有效對付拖拉的作風(fēng)：
　　1. 定一項(xiàng)任務(wù)是非做不可。當(dāng)我們感覺一項(xiàng)任務(wù)不重要，自然會做起來拖拖拉拉，如果這項(xiàng)任務(wù)真的不重要，就把它取消好了，而不是既拖延又后悔。有效分配時間的重要一環(huán)，是取消可有可無的任務(wù)。應(yīng)該從你日程表中把亂糟糟的東西清除。
　　2. 把任務(wù)委托給其他人。有時候，任務(wù)是能完成的，但是你不喜歡做。你不愿意或者與你的個性或?qū)ｉL有關(guān)。如果你把任務(wù)委托給一個比你更適合做、更樂意做的人，你和他都成了贏家。
　　3. 確定好處與優(yōu)勢立即行動起來。我們往往因?yàn)榭床坏酵瓿梢豁?xiàng)不愉快任務(wù)有什么好處而拖拖拉拉。也就是說，我們做這或那任務(wù)時付出的代價(jià)似乎高于做完之后得的好處。應(yīng)付這個問題最佳辦法是從你的目標(biāo)與理想的角度來分析這個任務(wù)。如果你有個重大目標(biāo)，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達(dá)到目標(biāo)的任務(wù)。
　　4. 成好習(xí)慣。許多人的拖延已經(jīng)成了習(xí)慣。對于這些人，一切理由都不足以使他們放棄這個消極的工作模式，去完成一項(xiàng)任務(wù)。如果你有這個毛病，你就要重新訓(xùn)練自己，用好習(xí)慣來取代拖延的環(huán)習(xí)慣。每當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己的拖沓的傾向時，靜下心來想一想，確定你的行動方向，然后給自己提出一個問題：“我最快能在什么時候完成這個任務(wù)？”定出一個最后期限，然后努力遵守。漸漸地，你的工作模式會發(fā)生變化。
　　[b]• 對問題缺乏理解[/b]
　　有引起人的傾向恰恰與拖拉作風(fēng)相反。他們在尚未獲得解決一個問題所需的足夠資料之前，就試圖著手解決這個問題。由于想迅速找到解決辦法這個欲望——本來這是很好的——他們有時行動太早。這樣倉促作出的決定在執(zhí)行中由于找到新的資料必須暫停，推倒重來，這會造成大問題了。
　　如果你是那種還沒弄清問題就急于駕馭形勢，干出結(jié)果來的人，你也像拖沓者一樣需要對自己加以約束。要防止自己時候未到就干起來，而不是強(qiáng)迫自己在某個時刻必須行動，要強(qiáng)迫自己在得到足夠的資料、真正理解問題之前耐心等待，不要試圖倉促解決問題。
　　如果你將時間運(yùn)用得不好，就必然會出現(xiàn)一種現(xiàn)象，那就是由于在擬打目標(biāo)、計(jì)劃、拼命趕工的情形。以上8種現(xiàn)象，也許也有助于克服不會充分利用時間的弊病。
　　歸根究底，高效工作省時省力，養(yǎng)成好的習(xí)慣，用高效的工作方法系統(tǒng)和工具，這樣才能事半功倍，牢牢鎖定你手上的時間！之前在戴爾（DELL）中國“培育冠軍人才（Developing Champions）”擔(dān)任培訓(xùn)講師，同時作為美商阿姆斯壯亞太區(qū)培訓(xùn)中心創(chuàng)辦人的尹志豪先生出版過一本《高效冠軍》，里面教授給大家32個幫助我們提高工作效率的技巧，非常實(shí)用。他結(jié)合了自己多年的外企工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是在戴爾任銷售總監(jiān)時一年半內(nèi)將部門銷售額翻番的強(qiáng)大能量研發(fā)的這套CPS系統(tǒng)很有啟發(fā)性。推薦大家去這里申請一本免費(fèi)書來讀讀看。